Para muchos delegar es pasar tareas a otros que no nos gusta ejecutar, sin embargo, según la RAE (Real Academia Española) delegar es ‘autorizar a otra persona para que haga algo en su lugar‘. Como ves puede ser una tarea que nos guste o no.
Para poder delegar bien, es importante tener claridad en qué voy a delegar, en quién y cómo lo voy a hacer. Pues con soltar la tarea al primero que pasa por delante solo trae problemas y caemos en ciertas frases como “Nadie lo hará como yo” o “si lo hago yo termino antes”.
Cuando ponemos la gran premisa antes de delegar CLARIDAD, todo es más sencillo tanto para nosotros como para la persona que recibe la tarea o el rol, pues es desde esa claridad cómo se van a desarrollar estas responsabilidades.
El gran problema radica en que no sabemos “cómo” hacerlo y además queremos que todo sea de forma inmediata, que las cosas se hagan como nosotros y en tiempo record.
Nada más lejos de la realidad, delegar es un proyecto que lleva tiempo, paciencia, acompañamiento, confianza y seguimiento.
Tras mis años en la industria farmacéutica, como farmacéutica adjunta y ahora como consultora he visto muchas formas de delegar. Desde ver como delegaban en mi tareas que ellos no querían hacer por el mero hecho de que no les gustaba, hasta CONFIARME tareas que según sus propias palabras yo lo hacía mejor por mis capacidades, conocimientos y fortalezas.
Créeme que personalmente, en el segundo caso, nada más satisfactorio que me implicara más y me diera sentido de pertenencia.
Delegar en la farmacia es una de las habilidades indispensables para poder liberarte de lo operativo y poner foco en las distintas áreas de trabajo de más impacto (como las compras y satisfacción del cliente), potencial de crecimiento (marketing y distintas líneas de negocio) y satisfacción personal (un equipo implicado con sentido de pertenencia).
La gran mayoría de los líderes de farmacia que conozco quieren tiempo, libertad y un equilibrio entre su vida personal y profesional, pues son muchas las horas que están en la farmacia tanto física como mental.
La verdad es que para lograr estos objetivos es necesario crear una estructura interna delegando roles y tareas que permitan el funcionamiento de la farmacia sin tu presencia constante.
¿Por dónde empiezo?
Por lo operativo, por esas tareas como recepción de pedidos, cotejar albaranes y facturas, devoluciones, atención a proveedores, caducidades, facturación, recepción, solicitud o elaboración de formulación magistral, etc.
Si ya tienes una farmacia desde hace tiempo seguramente algunas de estas tareas ya las desempeñarán tus colaboradores, sin embargo, por experiencia propia sé que tareas como facturación, formulación magistral y atención a proveedores, son tareas que cuesta soltar por falta confianza, querer controlarlo todo y porque nos gustan. Nada que cueste más soltar como las cosas que nos gusta hacer.
Déjame decirte algo, es por allí por dónde debes continuar, por eso que te gusta hacer, pues son esas tareas que más tiempo te llevan. Estas las disfrutamos tanto que el tiempo no lo tenemos en cuenta porque las hacemos desde el conocimiento, el placer y la satisfacción.
Lo fácil a la hora de delegar en la farmacia son esas tareas o roles que no nos gustan, sin siquiera pensarlo. Por ejemplo, si el mostrador te agota, pasar horas en el despacho o en el laboratorio haciendo formaciones, preparando fórmulas o SPD es lo fácil, luego la excusa perfecta es “no tengo tiempo de salir al mostrador ¿quién va a hacer lo demás?”
Cuando muchas veces estar en el mostrador, en determinada franja horaria, nos va a permitir conocer más al cliente y sus necesidades así como su satisfacción. Esta es una labor de gran impacto, aunque no lo creas, pero es vital tanto para la confianza, crear autoridad y la seguridad. Esta es una acción de gran impacto en la farmacia, aunque no lo creas.
Conozco muchas farmacias en las que los pacientes clientes creen que la farmacéutica(o) adjunta(o) o auxiliar de la farmacia eran los titulares (dueños) por estar más tiempo de cara al público solventando las necesidades de los pacientes.
Es evidente que esto puede traer diferentes opiniones, pero desde mi experiencia tras casi veinte años en la farmacia, es que tu visión como líder de la farmacia en el mostrador es fundamental, no tanto por el tema ego de quiero que sepan quien lidera esto, sino por la información que puedes obtener a la hora de invertir en nuevas líneas de negocio y servicios, como mejorar la experiencia de compra e innovar en nuevos procesos que mejoren el funcionamiento de la farmacia para dar un mejor servicio.
Como ves delegar es un proceso que requiere también conocer a tus colaboradores, cuales son sus fortalezas, sus capacidades, aptitudes e inquietudes, pues hay tareas que no tienen sentido económico ni energético que desarrollen unos u otros.
Hay tareas que algunos desean hacer y que para otros son foco de distracción, lo que trae como consecuencia que les drena la energía o que pierdan el interés por el correcto desempeño de eso que deben hacer.
Por eso te recomiendo que hagas una revisión anual de los procesos claves de tu farmacia, esto te permitirá ver con claridad en qué estás invirtiendo tiempo, energía y dinero que a lo mejor debes soltar para mejorar o delegar.
Por ejemplo, si haces la facturación cada mes y sientes que debes revisar todo al detalle para que no te devuelvan ninguna receta, esto te lleva horas, cansancio, estrés, mal humor y tensión lo que te lleva a ser cuello de botella a fin de mes porque quieres estar en esto, en el pedido de reposición para el mes siguiente y todo lo que implica cerrar el mes, pues es hora de soltar, no solo la responsabilidad sino paso a paso el control y la supervisión.
Esto llevará tiempo, es un proyecto como cualquier otro, elegir al colaborador que tenga las características y cualidades para hacerlo, que sea meticuloso y a la vez ágil, que le guste hacerlo, que sienta sentido de responsabilidad e interés por hacerlo.
Desde ya te aviso, que estas características es posible que no las veas a primera vista o que hayas puesto los ojos mirando para arriba pensando “ ¡buff! no tengo a nadie así”, para eso es el acompañamiento del que te hablé al principio, la confianza, la escucha por sus miedo y limitaciones. Es tu labor como líder empoderarte y empoderarle ser su soporte y confiar.
Es cierto, nadie lo hará como tú, pero es posible que con el tiempo lo hagan mejor que tú, mejoren los plazos e incluso los procesos.
Si necesitas ayuda para aprender a delegar bien, pide aquí tu sesión de valoración, en ella te ayudaré a determinar eso que necesitas para avanzar y crecer junto a tu farmacia.
Feliz día,
Fabiola.