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Delegar es un PROYECTO

Para muchos delegar es pasar tareas a otros que no nos gusta ejecutar, sin embargo, según la RAE (Real Academia Española) delegar es ‘autorizar a otra persona para que haga algo en su lugar‘. Como ves puede ser una tarea que nos guste o no. 

Para poder delegar bien, es importante tener claridad en qué voy a delegar, en quién y cómo lo voy a hacer. Pues con soltar la tarea al primero que pasa por delante solo trae problemas y caemos en ciertas frases como “Nadie lo hará como yo” o “si lo hago yo termino antes”.

Cuando ponemos la gran premisa antes de delegar CLARIDAD, todo es más sencillo tanto para nosotros como para la persona que recibe la tarea o el rol, pues es desde esa claridad cómo se van a desarrollar estas responsabilidades. 

El gran problema radica en que no sabemos “cómo” hacerlo y además queremos que todo sea de forma inmediata, que las cosas se hagan como nosotros y en tiempo record.

Nada más lejos de la realidad, delegar es un proyecto que lleva tiempo, paciencia, acompañamiento, confianza y seguimiento.

Tras mis años en la industria farmacéutica, como farmacéutica adjunta y ahora como consultora he visto muchas formas de delegar. Desde ver como delegaban en mi tareas que ellos no querían hacer por el mero hecho de que no les gustaba, hasta CONFIARME tareas que según sus propias palabras yo lo hacía mejor por mis capacidades, conocimientos y fortalezas.

Créeme que personalmente, en el segundo caso, nada más satisfactorio que me implicara más y me diera sentido de pertenencia.

Delegar en la farmacia es una de las habilidades indispensables para poder  liberarte de lo operativo y poner foco en las distintas áreas de trabajo de más impacto (como las compras y satisfacción del cliente), potencial de crecimiento (marketing y distintas líneas de negocio) y satisfacción personal (un equipo implicado con sentido de pertenencia).

La gran mayoría de los líderes de farmacia que conozco quieren tiempo, libertad y un equilibrio entre su vida personal y profesional, pues son muchas las horas que están en la farmacia tanto física como mental.

La verdad es que para lograr estos objetivos es necesario crear una estructura interna delegando roles y tareas que permitan el funcionamiento de la farmacia sin tu presencia constante.

¿Por dónde empiezo?

Por lo operativo, por esas tareas como recepción de pedidos, cotejar albaranes y facturas, devoluciones, atención a proveedores, caducidades, facturación, recepción, solicitud o elaboración de formulación magistral, etc. 

Si ya tienes una farmacia desde hace tiempo seguramente algunas de estas tareas ya las desempeñarán tus colaboradores, sin embargo, por experiencia propia sé que tareas como facturación, formulación magistral y atención a proveedores, son tareas que cuesta soltar por falta confianza, querer controlarlo todo y porque nos gustan. Nada que cueste más soltar como las cosas que nos gusta hacer.

Déjame decirte algo, es por allí por dónde debes continuar, por eso que te gusta hacer, pues son esas tareas que más tiempo te llevan. Estas las disfrutamos tanto que el tiempo no lo tenemos en cuenta porque las hacemos desde el conocimiento, el placer y la satisfacción.

Lo fácil a la hora de delegar en la farmacia son esas tareas o roles que no nos gustan, sin siquiera pensarlo. Por ejemplo, si el mostrador te agota, pasar horas en el despacho o en el laboratorio haciendo formaciones, preparando fórmulas o SPD es lo fácil, luego la excusa perfecta es “no tengo tiempo de salir al mostrador ¿quién va a hacer lo demás?” 

Cuando muchas veces estar en el mostrador, en determinada franja horaria, nos va a permitir conocer más al cliente y sus necesidades así como su satisfacción. Esta es una labor de gran impacto, aunque no lo creas, pero es vital tanto para la confianza, crear autoridad y la seguridad. Esta es una acción de gran impacto en la farmacia, aunque no lo creas.

Conozco muchas farmacias en las que los pacientes clientes creen que la farmacéutica(o) adjunta(o) o  auxiliar de la farmacia eran los titulares (dueños) por estar más tiempo de cara al público solventando las necesidades de los pacientes. 

Es evidente que esto puede traer diferentes opiniones, pero desde mi experiencia tras casi veinte años en la farmacia, es que tu visión como líder de la farmacia en el mostrador es fundamental, no tanto por el tema ego de quiero que sepan quien lidera esto, sino por la información que puedes obtener a la hora de invertir en nuevas líneas de negocio y servicios, como mejorar la experiencia de compra e innovar en nuevos procesos que mejoren el funcionamiento de la farmacia para dar un mejor servicio.

Como ves delegar es un proceso que requiere también conocer a tus colaboradores, cuales son sus fortalezas, sus capacidades, aptitudes e inquietudes, pues hay tareas que no tienen sentido económico ni energético que desarrollen unos u otros.

Hay tareas que algunos desean hacer y que para otros son foco de distracción, lo que trae como consecuencia que les drena la energía o que pierdan el interés por el correcto desempeño de eso que deben hacer.

Por eso te recomiendo que hagas una revisión anual de los procesos claves de tu farmacia, esto te permitirá ver con claridad en qué estás invirtiendo tiempo, energía y dinero que a lo mejor debes soltar para mejorar o delegar. 

Por ejemplo, si haces la facturación cada mes y sientes que debes revisar todo al detalle para que no te devuelvan ninguna receta, esto te lleva horas, cansancio, estrés, mal humor y tensión lo que te lleva a ser cuello de botella a fin de mes porque quieres estar en esto, en el pedido de reposición para el mes siguiente y todo lo que implica cerrar el mes, pues es hora de soltar, no solo la responsabilidad sino paso a paso el control y la supervisión.

Esto llevará tiempo, es un proyecto como cualquier otro, elegir al colaborador que tenga las características y cualidades para hacerlo, que sea meticuloso y a la vez ágil, que le guste hacerlo, que sienta sentido de responsabilidad e interés por hacerlo.

Desde ya te aviso, que estas características es posible que no las veas a primera vista o que hayas puesto los ojos mirando para arriba pensando “ ¡buff! no tengo a nadie así”, para eso es el acompañamiento del que te hablé al principio, la confianza, la escucha por sus miedo y limitaciones. Es tu labor como líder empoderarte y empoderarle ser su soporte y confiar.

Es cierto, nadie lo hará como tú, pero es posible que con el tiempo lo hagan mejor que tú, mejoren los plazos e incluso los procesos.

Si necesitas ayuda para aprender a delegar bien, pide aquí tu sesión de valoración, en ella te ayudaré a determinar eso que necesitas para avanzar y crecer junto a tu farmacia.

Feliz día,
Fabiola.

visión en tu farmacia

Con VISIÓN hay dirección

Hoy quiero ir más allá del marketing o la planificación de tu farmacia, porque TU LIDERAZGO en la farmacia comienza con la visión de tu vida y de tu negocio para tener dirección.

Hoy no te voy a hablar de como sorprender a tu paciente/cliente, ni te voy a dar herramientas para organizarte mejor, no tengo invitada, ni te voy a hablar de tus servicios,

Verás,

¿Sabías que cuando un presidente de los Estados Unidos es elegido, debe tener clara la visión de cómo quiere que sea su gobierno? 

Esto va más allá de un plan de gobierno, esta visión de la que te hablo es más un legado, es como quieren vivir su presidencia junto a su equipo. En este caso, ellos se retiran unos días para pensar, desarrollar su visión y posteriormente compartirla con su equipo de gobierno, para justamente tener una dirección que seguir.

Piensa por un segundo, en la persona que eras cuando comenzaste con la farmacia, visualízate en ese primer día que entraste a tu farmacia, ahora piensa en la persona que eres ahora mismo con todo lo que sabes y has aprendido a lo largo de este tiempo.

Seguramente entonces tenías un sueño, sin dirección,  que no necesariamente era tu visión, es posible que ni por asomo te veías como te ves ahora.

Cómo te habrás dado cuenta, la persona en la que te has convertido nada tiene que ver con la de entonces, seguramente habrá cambiado LA VISIÓN de tu vida y tu negocio desde entonces hasta ahora, es posible que incluso, en algunos momentos te habrás sentido perdida o perdido sin una dirección clara.

Visión en tu farmacia

Aunque parezca algo superfluo, crear con conciencia la visión de tu vida personal y a partir de allí la de tu farmacia, te permitirá crear una ruta en relación a ella,  porque para tener la vida que quieres debes tener claro como tu negocio te va a ayudar a conseguirla. 

Créeme, esto marcará la diferencia de tener una farmacia con intención, propósito y éxito de las que no la tienen, porque estoy segura de que si me estás leyendo quieres una vida plena y una farmacia que te permita tenerla.

Cuando comencé con FarmaPad, sabía que debía CREAR mi misión o propósito, que para tener una empresa esta debía estar bajo unos valores y estos debían orientarse hacia mi visión.

En aquel momento, me senté, hice un trabajo introspectivo que me permitió saber que quería hacer, como quería ayudar y como Farmapad se proyectaría a unos años vista. 

Sin embargo, con el tiempo y conforme me he ido formando, he aprendido que hay una gran diferencia en tener una misión y un propósito a tener una visión clara de mi vida y mi negocio y de cómo quiero impactar la vida de las personas que forman parte de él con ella.

He aprendido a que la una sin la otra no existen y a que para crear la vida que quiero debo tener clara la visión de mi negocio en todas su áreas, 

La visión de tu farmacia la debes comenzar partiendo tu visión personal, eres tú su líder.

Recuerda,

LA CLARIDAD Y DIRECCIÓN son dos habilidades fundamentales de tu liderazgo.

Empieza respondiendo a las preguntas:

 ¿Cómo te quieres sentir? Por ejemplo: en plenitud, satisfecha, segura, saludable, disfrutando de la farmacia, con relaciones que sumen.

¿Cómo quieres vivir?

¿En qué entorno?

¿Con qué personas?

¿Cómo son tus relaciones?

Una vez que tengas esta parte con mucha claridad y con detalle, pasamos a hacer la visión de tu farmacia.

¿Cómo quieres que sea cada persona de tu equipo?

Por ejemplo: resolutivos, amables, generosos, que  quieran formarse constantemente, que se autogestionen, que cumplan con los plazos,  con iniciativa y sentido de pertenencia por tu farmacia. El resto de características formará parte de eso que para ti es importante que tengan las personas que te van a acompañar en el crecimiento y sostén de tu farmacia.

¿Cómo quieres que sean tus clientes?

Por ejemplo: recurrentes, agradecidos, solventes, comunicativos para poder ayudarles mejor, receptivos, que se dejen ayudar, honestos y con valores.

¿Qué tipo de farmacia quieres tener? 

Un establecimiento sanitario sostenible, escalable, innovador, disponible tantas horas al día, dando ayuda y soporte a tantos miles de personas.

¿Y tus proveedores?

Es posible que quieras que sean responsables, innovadores, que te ofrezcan mejoras y soluciones eficaces, productos y servicios de calidad para poder ofrecerlos a tus pacientes clientes y de esta forma crear experiencias que les permitan conectar con tu farmacia y las soluciones que les aportas.

Para crear tu visión de negocio o de tu farmacia, deberás hacer un trabajo introspectivo, tómate tu tiempo. En mi caso, me llevó hacerlo la primera vez un par de horas  y unas cuantas modificaciones a posteriori, porque la visión es un documento vivo que va evolucionando en función de nuestra vida y nuestro negocio.

Nuestra vida no es estática,  la farmacia mucho menos.

No por tener una visión clara se van a acabar los problemas, los medicamentos van a dejar de bajar o va a terminar el desabastecimiento. 

Todos sabemos que la farmacia está sometida a cambios constantes que debemos afrontar, sin embargo,  cuando tenemos una visión clara de nuestro negocio logramos dirección, estos cambios los vemos con otra perspectiva, damos rumbo a nuestra farmacia gracias a las decisiones que se toman en función de la visión.

Con la visión clara, LAS DECISIONES, las tomamos con otro punto de vista y orientadas hacia un propósito, con una dirección más clara.

Para terminar, te confieso algo, cuando voy a contratar un proveedor, tengo muy clara en mi visión como quiero que este sea y antes de tomar la decisión de contratarlo, voy a este documento, vuelvo a visualizar cómo quiero que sea y si éste no cumple con los requisitos de mi visión prefiero seguir buscando otras alternativas.

Procuro que sean lo más parecidas a eso que quiero. Como ves me dan dirección hacia mis decisiones sobre el negocio que quiero. 

Desde que lo hago, te aseguro que estoy más tranquila, porque cumplo con los plazos de mis clientes y me permite ofrecer un servicio más eficiente. 

Por eso si quieres dirección, seguridad y co-crear la vida y la farmacia que quieres, tómate el tiempo para redactar tu visión.

Si eres de escribir como yo, hazlo, posteriormente, pásala a la nube y desde allí modifica cada vez que consideres, recuerda que es un documento que debes mantener vivo. Que evoluciona tanto como tú.

Recuerda:

El objetivo es que conectes con tus deseos más profundos y comiences a crear la visión de tu vida completamente alineada con la de tu farmacia, para trazar un plan  con consciencia y estrategia que te lleven hacia la dirección que deseas.

Si tienes dudas o comentarios, me encantaría leerlos, nada más emocionante que ser parte de la visión de otros y acompañarlos a conseguirla.

Y si te gustaría tener más información sobre cómo mejorar la gestión de tu farmacia suscríbete a El Podcast de FarmaPad

Feliz día.