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3 errores habituales que debes evitar al planificar

Para  tener foco y ponerte a la acción con todo aquello que deseas lograr para tu farmacia.

Parte de las situaciones más habituales que nos encontramos en la farmacia son las siguientes:

  • Termina nuestra jornada, y pensamos continuamente en lo que está sin hacer.
  • No poder salir de la farmacia, sin que te esté sonando el móvil porque no pueden tomar decisiones sin ti.
  • Las novedades pasan desapercibidas porque el equipo va a su aire y a lo de siempre “sota, caballo y rey”

Lo que trae como consecuencia que disfrutar de verdad del tiempo con tus seres queridos, se vea afectado, y no seas capaz de desconectar para ser más eficiente al volver a tu rutina habitual. 

Por eso la planificación y el enfoque son tan importantes, hoy te hablaré de 3 errores habituales a la hora de planificar.

  1. Falta de claridad en los objetivos

En general, el objetivo de todos es vender más, lo entiendo, la farmacia es un establecimiento sanitario que debe ser rentable, sin embargo, el dinero no debe ser nuestro primer objetivo.

Hay otros, como disponer del surtido que realmente necesita nuestro paciente/cliente, para asegurar dar la mejor atención y solución a sus necesidades, lo que se traduce a fidelización y rotación del stock, esto por poner un ejemplo.

En general, los objetivos nos cuestan plasmarlos, lo ideal es comenzar por destinar un tiempo para sentarte a pensar en cuáles son tus fortalezas, tus debilidades, tus amenazas y oportunidades.

Las dos primeras van a depender de ti o de la farmacia (equipo, clientes, gestión, espacio, etc), y las dos últimas del entorno de la farmacia (ubicación, laboratorios, competencia, organismos gubernamentales,etc).

Los objetivos, deben elaborarse a corto, a medio y a largo plazo.

Así como también realistas, debemos tener en cuenta nuestros recursos, capacidades y conocimientos antes de plantearnos cualquier tipo de objetivo.

De allí sabremos en que debemos enfocarnos para determinar con claridad nuestros objetivos.

Planificar para lograr la farmacia que deseas
  1. Planificar sin el equipo

Hemos de pensar que el 90% del tiempo, es el equipo quien está al frente en el mostrador.

Son los que más relación tienen con los pacientes/clientes, probablemente, vienen a trabajar caminando cada día y conocen el entorno mejor que nosotros.

Entablan conversaciones largas y detectan necesidades, recepcionan pedidos, gestionan el espacio en el almacén y resuelven incidencias con la cooperativa.

Nadie mejor que el equipo, para ayudarte a elaborar el plan y la estrategia para llegar a tus objetivos.

Para ellos es importante saber que ruta van a seguir, para que tu proyecto lo sientan como suyo, es vital que sepan las acciones a llevar a cabo, que tengan claro la formación, nuevas habilidades y tareas para conseguir las metas deseadas.

Toma en cuenta a las personas de tu equipo, son el recurso más valioso que tienes en tu farmacia.

  1. Falta de comunicación.

Este error probablemente va de la mano con el anterior, recuerda que el plan no es solo tuyo, es también de tu equipo.

Ellos necesitan saber por qué camino van a ir durante las próximas semanas, meses y el año entero.

Necesitan poner foco en lo importante, saber que plan de formación deben seguir para lograr capacitarse y adquirir habilidades.

Tener la información clara, permitirá sentir seguridad, ser proactivos, sentir que se les toma en cuenta, determinar necesidades, que adquieran sentido de pertenencia por la empresa, que aumente la iniciativa y como consecuencia la motivación.

Un equipo motivado, tendrá la mejor actitud positiva ante tus pacientes/clientes, lo que se traducirá a entornos saludables, con ganas de dar soluciones a las necesidades de nuestros pacientes clientes.

El mejor marketing que podemos hacer es la veracidad, la empatía, la actitud positiva y la profesionalidad. 

Con ellas no solo vendemos, sino también fidelizamos a nuestros clientes.

Finalmente, te invito a que tus objetivos los pongas por escrito, así estarás visualizando y proyectándote en el logro.

Pasa a cada uno de los integrantes del equipo una copia con estos junto a la planificación, estrategia y acciones a llevar a cabo.

Este documento, te permitirá comprometerte con tu farmacia y con ellos.

En este post que escribí hace unas semanas puedes ampliar la información sobre cómo hacer que funcione la planificación en tu farmacia.

Si por el contrario, necesitas ayuda, escríbeme a conversamos@farmapad.com

Podremos agendar una cita para conversar y ayudarte a tener una farmacia con personas de alto desempeño.

Si lo prefieres, directamente solicita una sesión aquí

Hasta la próxima,

Fabiola.

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7 consejos para lograr más tiempo y enfoque, en tu día a día en la farmacia

El tiempo un recurso que con frecuencia nos falta, pero que con estas recomendaciones, podrás optimizar y poner foco en lo importante.

Siempre escuchamos o decimos frases como «no llego a todo», «siento que le faltan horas al día», en fin, si eres Farmacéutico, auxiliar o personal de farmacia, es algo que a diario es muy habitual.

Abrir la farmacia, atender las necesidades de nuestros pacientes/clientes, recepcionar, colocar y elaborar pedidos, recibir a los delegados de visita, revisar y firmar recetas, más todas las incidencias que pueden surgir diariamente, son tareas que no podemos eludir.

Sin embargo, lo positivo de toda esta situación es que sabemos, relativamente, cuánto tiempo nos pueden ocupar estas tareas, lo que nos permitirá hacer una buena gestión del tiempo, aumentando la productividad, para ello, es necesario hacer una planificación y tener claros cuales son nuestros objetivos anuales, semestrales, trimestrales y mensuales, así, podremos trabajar cada día con mayor enfoque para avanzar hacia eso que queremos lograr.

Por ello, hoy te doy 7 consejos que te ayudarán a tener más tiempo para lo importante, lograrás ser más productivo, sin dejar de disfrutar de tu vida personal, al cabo del día, te sentirás satisfecho y habrás «llegado a todo», pero sin agobios.

1. Lleva un registro del uso de tu tiempo

Así como cuando quieres ahorrar y comienzas a hacer un registro de gastos para ver en que se te va el dinero, puedes hacer lo mismo con tu tiempo, recuerda que es un recurso «no renovable», de modo que comienza a ser consciente en qué lo «inviertes».

Durante una semana, anota cada 15 minutos en que utilizas tu tiempo, escribe todo lo que hagas desde que te levantas hasta que te vas a dormir, incluye el tiempo para comer, ir al baño, tomar un café, atender llamadas de teléfono, responder emails, secarte el cabello, está claro que es una actividad tediosa, pero te dará mucha información para aprender a rentabilizar y utilizarlo en lo que es realmente importante, verás como comienzas a tomar decisiones inteligentes sobre su uso.

2. ¿Cómo es la relación con tu televisor?

Después de hacer el ejercicio anterior, sabrás exactamente cuánto tiempo te roba este aparato, la media en España del uso de la televisión, para las personas que trabajan es de dos horas y diez minutos por día, es decir, 15 horas a la semana (según la SGAE), ¿te das cuenta de lo que puedes hacer durante esas 15 horas a la semana?, ya no te digo al mes y al año.

La adicción a la televisión puede ser la misma que a la comida, a la cafeína, al juego, al alcohol o a cualquier otra sustancia aceptada o no socialmente. Incluso, puede que solo mires el programa porque tus compañeros de la farmacia también lo vean y es tema de conversación al día siguiente, pero en el fondo realmente no te interesa.

3. Llega 10 ó 15 minutos antes de la apertura de la farmacia

Este tiempo te permitirá preparar todo para tenerlo a punto a la hora de abrir, ojo, no enciendas la cruz ni abras las puertas al público durante ese tiempo, sino seguramente poco valdrá que hayas madrugado un poco más.

Si tienes una reunión con un delegado de laboratorio, procura estar listo 10 minutos antes, eso te permitirá preparar la reunión y saber que es lo que realmente necesitas, productos, información, o tratar determinado tema, estarás más tranquilo y sereno para conversar con él.

4. Haz tu trabajo en la mitad del tiempo

Por lo general, cuando tenemos prisa hacemos nuestro trabajo de forma más rápida y eficaz, si te vas de vacaciones y tienes muchas cosas pendientes, con toda seguridad dejarás todo listo para poder marcharte. ¿Por qué pasa esto?, sencillamente porque tienes un incentivo para terminar tu trabajo.

Te vendría bien, ponerte una alarma para esa tarea que no acabas de terminar, por ejemplo se te han acumulado las recetas de tres días, pues ponte un límite de tiempo para hacerlo, verás como lo acabas, te sorprenderás.

5. Hazte las siguientes tres preguntas, y estarás planificando

Planificar tu trabajo cada mañana es fundamental, hazte estas preguntas y anota sus respuestas, lograrás enfoque, ganarás tiempo y estarás más cerca de tus objetivos.

– ¿Qué es lo más importante para mi hoy?

– ¿Qué debo hacer hoy?

– ¿Qué es lo más importante para mi futuro?, esta es la pregunta más reveladora, dejará de un lado los «debo» para concentrarte con tus objetivos.

En general, las respuestas suelen ser bastante claras, y te permitirán ver que tu día no está tan a tope, te sentirás liberado.

6. Una cosa a la vez

Quien mucho abarca poco aprieta, un proverbio del siglo XIV, mira que es antiguo y tan cierto, sin embargo, hoy en día nos hemos complicado tanto que muchos todavía se inclinan por el «multitasking», ten claro que no por hacer 10 cosas a la vez eres más eficiente que el resto.

A lo largo del día tenemos muchos comienzos, cambios y pausas, lo ideal es ser conscientes de cada uno de ellos y actuar sabiendo que es una cosa a la vez. Tendrás control, no agobio.

7. Pasa a la acción

Piensa que todo lo que no hagas ahora, tendrás que hacerlo igualmente, de tal forma que «¡hazlo ya!», gastas tiempo y energía en dejarlo para después, ¿no crees que es mejor acostumbrarte a hacer tus tareas sobre la marcha?, piensa en la sensación que experimentas cuando acabas aquello que tienes pendiente, pensar en lo que tienes sin hacer solo te genera agobio y espacio mental, ¿qué prefieres?.

A veces hay temas que es necesario posponerlos como aquellos que tienen un objetivo, por ejemplo tomar una decisión con respecto a un colaborador, la negociación sobre determinada línea de productos, la apertura de un nuevo servicio, son asuntos que debes agendar y dedicarles tiempo o dejarlos para un día en el que ocupen la respuesta a una de las tres preguntas del punto 5.

Finalmente, TODO LO QUE HAGAS HAZLO BIEN, con conciencia, no apagues fuegos, ve a la raíz de cada incidencia o problema, recuerda que podría repetirse, pero ya tendrás para entonces una respuesta y una solución adecuada que te ayudará a ahorrar TIEMPO.

Espero que te sirvan estos consejos, llévalos a la práctica y ten una agenda que te permita llevar todos tus eventos y notas, actualízala diariamente, y ese día que no tengas nada que apuntar, celébralo y haz eso que tanto te gusta, luego anótalo verás la sensación experimentas.

Feliz día,

Fabiola.